Как се изпраща е-фактура: PDF по имейл, платформа или UBL

Електронна фактура в България най-често означава PDF, изпратен по имейл. Законът допуска и платформи, и структурирани файлове, а за някои получатели структурираният формат е по-добрият избор. Тук минаваме подред през решенията, които взимате като издател: съгласие, канал, формат, подпис и архив. Правната рамка е в правилата за електронната фактура; тук сме по-практични. Всички членове са от текстовете на lex.bg към 28.10.2026.

1. Уговорете електронната форма с клиента

По чл. 114, ал. 9 от ЗДДС електронните фактури се използват, ако получателят ги приема с писмено или мълчаливо съгласие. На практика:

1. Ако имате договор, добавете клауза, че фактурите се издават електронно, и посочете адреса или платформата, на която ще ги получава клиентът.
2. Ако нямате договор, поискайте потвърждение по имейл. Така ще имате следа, ако по-късно стане спор.
3. Ако клиентът откаже, издайте фактура на хартия в два екземпляра (чл. 113, ал. 2).

2. Проверете съдържанието и срока

Формата не променя реквизитите. Фактурата съдържа всичко от чл. 114, ал. 1, включително пореден десетразряден номер, данни за двете страни, данъчна основа, ставка и размер на данъка, като основата и данъкът са в евро (ал. 5). Срокът е 5 дни от данъчното събитие или от авансовото плащане (чл. 113, ал. 4).

Електронната фактура се смята за издадена на датата, на която сте я предоставили така, че клиентът да може да я получи (чл. 113, ал. 12). Затова датата на изпращане е важна: пазете изпратения имейл или записа от платформата.

3. Изберете канал

PDF по имейл. Най-простият вариант и най-често срещаният при малки фирми. Генерирате PDF от счетоводната си програма и го изпращате на уговорения адрес. Предимство: работи с всеки клиент. Недостатък: получателят въвежда данните ръчно, а доказването на произход и цялост зависи от вашия контрол (вижте т. 5).

Платформи за е-фактури. Платформата издава фактурата, изпраща я и пази архива, а клиентът я получава по имейл с връзка или директно в системата. Преди да изберете платформа, проверете три неща:

1. дали може да ви даде архива в отворен формат, ако смените доставчика;
2. дали пази фактурите поне за срока, който законът ви налага (т. 6);
3. дали може да издава и структуриран файл (UBL или CII) за клиенти, които го искат.

Структуриран файл. Това е файл с данни (обикновено XML), който програмата на получателя чете автоматично. Европейската комисия определя е-фактурата именно като фактура в структуриран формат, позволяващ автоматична обработка.

4. Държавни и общински възложители: EN 16931

По чл. 115а от Закона за обществените поръчки, от 1.11.2019 възложителите са длъжни да приемат и обработват е-фактури по договори за обществени поръчки, ако те отговарят на чл. 114, ал. 1 от ЗДДС и на европейския стандарт. Стандартът е EN 16931; техническите свързвания в част 3 са за два синтаксиса, UBL 2.1 и UN/CEFACT CII.

Като доставчик не сте длъжни да издавате такава фактура. Страницата на Комисията за е-фактурирането в България го казва изрично, но насърчава доставчиците да ползват стандарта, защото възложителите са длъжни да го приемат. Там е посочен и модулът за е-фактури в ЦАИС ЕОП. Ако работите по обществени поръчки:

1. Попитайте възложителя по какъв канал приема фактури: през ЦАИС ЕОП или през собствената си система.
2. Проверете дали вашата програма или платформа експортира UBL 2.1 или CII по EN 16931.
3. Пазете и структурирания файл, и разпечатваемата версия.

За самата ЦАИС ЕОП вижте ЦАИС ЕОП и ЕЕДОП.

5. Подпис: по избор, но полезен

ЗДДС не изисква подпис във фактурата. Законът иска да гарантирате истинността, целостта и четимостта ѝ (чл. 114, ал. 6) и ви дава два пътя:

• контрол на стопанската дейност, който създава надеждна одитна следа между фактурата и доставката (чл. 114, ал. 10): договор, поръчка, документ за доставка, плащане;
• технологии, като законът дава за пример квалифициран електронен подпис или електронен обмен на данни (чл. 114, ал. 11).

КЕП върху PDF е удобен, когато искате получателят сам да провери, че файлът е от вас и не е променян. Стъпките за Adobe Acrobat Reader, LibreOffice и Okular са в как да подпишете PDF с КЕП. Ако фактурата се генерира в LibreOffice, тя може да се подпише още при експорта в PDF от раздела Digital Signatures; без сървър за удостоверяване на времето подписът получава часа на компютъра ви. Не редактирайте файла след подписване: всяка промяна разваля подписа.

Получателят може да провери такъв файл в нашата проверка на подпис, без да го качва никъде.

6. Архив

По чл. 121, ал. 1 издадените и получените данъчни документи се пазят в оригиналния им вид до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват. За електронния архив:

1. Пазете оригиналния файл, който сте изпратили, а не разпечатка или повторно генериран PDF.
2. Пазете и данните, които доказват произхода и целостта (чл. 121, ал. 2): подписания файл, структурирания XML, записа за изпращане.
3. Ако архивът е онлайн, органите по приходите трябва да могат да имат достъп до него (чл. 122).
4. Правете копие извън платформата или пощенската кутия, за да не зависите от един доставчик.

Същото важи и за получените е-фактури: входящата поща не е архив. Изтеглете файловете и ги пазете заедно с отчетността.

Какво предстои

По данни на Европейската комисия България планира задължително е-фактуриране и цифрово докладване за вътрешните доставки, с законова рамка до края на 2026 и национална система до края на 2029. Към 28.10.2026 такова задължение в ЗДДС няма. Ако сега избирате програма или платформа, възможността за структуриран формат по EN 16931 ще ви спести смяна по-късно. Подробности и източници: правила за електронната фактура.