КЕП за фирма: титуляр, автор, документи и пълномощно

„Фирмен КЕП“ е разговорен израз. По закон квалифициран електронен подпис има само физическото лице; фирмата подписва чрез свой представител, чието удостоверение съдържа и данни за нея. Затова за управител, счетоводител или служител, който ще подписва от името на дружеството, се издава удостоверение за професионален подпис (името варира според доставчика), а не личен подпис.

Тук обясняваме кой е автор и кой титуляр, кой може да подаде искане, какви документи трябват и как е с пълномощното, за което най-често ни питат. Проверено към 28.10.2026.

Автор и титуляр: кой е кой

Двата термина идват от два различни акта и затова се бъркат.

• ЗЕДЕУУ, чл. 4: автор на електронното изявление е физическото лице, посочено като негов извършител; титуляр е лицето, от чието име е направено изявлението. Когато управителят подписва декларация на дружеството, авторът е управителят, а титулярят е дружеството.
• Регламент (ЕС) № 910/2014, чл. 3, т. 9: „титуляр на електронен подпис“ е физическото лице, което създава подписа. В този смисъл титулярят е винаги човек.

Доставчиците използват думите по различен начин. B-Trust нарича титуляр физическото лице, на което се издава професионалното удостоверение, и уточнява, че то удостоверява професионалната му връзка с юридическото лице. InfoNotary описва титуляря на подписа като физическо лице, представител на юридическото лице. В практиката важи едно: в удостоверението са и вашите данни, и данните на фирмата, а подписвате вие.

Кой може да подаде искане

По описанието на B-Trust професионален подпис може да получи:

• законният представител (управител, изпълнителен директор);
• упълномощено лице (служител, счетоводител, консултант), когато фирмата не е представлявана от законния си представител.

Такъв подпис се издава и за едноличен търговец и за лице на свободна професия. С него не можете да се представяте като частно лице; за това ви трябва КЕП за физическо лице.

Какви документи трябват

Списъкът зависи от доставчика и от правната форма. Общото по страниците, които прочетохме:

1. Документ за самоличност на лицето, което ще получи подписа.
2. Доказателство за статута на организацията. B-Trust иска удостоверение за вписване в Търговския регистър или друг документ за правния статус. StampIT посочва, че за търговски дружества, вписани в Агенцията по вписванията, допълнителни документи не са нужни, а за други институции иска документ, който показва кой ги управлява и представлява. InfoNotary иска удостоверение за регистрация или учредителен акт, ако организацията не е в търговски или друг публичен регистър.
3. Нотариално заверено пълномощно, ако подписът се издава на лице, което не е законен представител (вижте следващия раздел).
4. Искане, договор и декларация, които се подписват при доставчика. StampIT ги изброява като искане за издаване, договор за удостоверителни услуги и декларация-съгласие от титуляря; B-Trust иска и онлайн заявка за всяко лице, което ще получи подпис.

InfoNotary отбелязва, че според правната форма, държавата на регистрация и вида удостоверение може да се поискат и други документи.

Пълномощно за КЕП: къде е образецът

Универсален образец няма. Всеки доставчик публикува собствено пълномощно, а B-Trust изрично изисква пълномощното да е по неговия образец. Затова не вземайте бланка от друг сайт, а изтеглете тази на доставчика, при когото ще издавате подписа, и я заверете при нотариус. Всички три доставчика по-долу изискват нотариална заверка.

За Евротръст и ИДОКС България не открихме образец на пълномощно за юридическо лице на страниците, които прочетохме; попитайте доставчика.

Кой вариант ви трябва

Вариантите са два и образците ги разделят точно така:

• Подписът ще е на служителя. Управителят упълномощава служителя или счетоводителя да получи подпис на свое име и да подписва от името на фирмата. При InfoNotary това е „пълномощно е-подпис“, при StampIT първият образец.
• Подписът ще е на управителя, но друг човек ще отиде в офиса. Упълномощеното лице само подава и получава документите. При StampIT за това е вторият образец. При InfoNotary по името за този случай е „Образец на пълномощно Приносител“; прочетете текста му, преди да го заверите.

B-Trust публикува един образец за професионален подпис и го изисква и в двата случая: когато фирмата овластява друго лице да заяви и получи подписите от доставчика и когато документите получава пълномощник.

Стъпки

1. Изберете доставчик. Видовете и цените се различават: сравнението е в доставчиците на КЕП.
2. Подайте онлайн заявка, ако доставчикът изисква такава.
3. Ако подписът е за лице, различно от законния представител, изтеглете образеца на пълномощно на доставчика и го заверете при нотариус.
4. Отидете в регистриращ орган на доставчика с документите от списъка по-горе.
5. Подпишете искането, договора и декларацията.
6. Вземете картата и инсталирайте софтуера.
7. Проверете данните на фирмата и на автора в удостоверението. По чл. 25, ал. 6 от ЗЕДЕУУ имате три дни от публикуването в регистъра, за да възразите срещу грешка.

Дистанционно издаване на професионален подпис не открихме описано на страниците за юридически лица на B-Trust, StampIT и InfoNotary: там подписът се издава в офис.

Електронен печат: кога е по-подходящ

Регламентът познава и електронен печат, който създава самото юридическо лице (чл. 3, т. 24 и 25). Той гарантира произхода и целостта на документа, а квалифицираният печат се ползва с презумпция за цялост на данните и точност на произхода им (чл. 35). Разликата с подписа на представителя: подписът изисква пряко действие на човека, а печатът може да се поставя и автоматично. InfoNotary, например, предлага печат на хардуерен криптографски модул (HSM) или смарт карта, ръчно и автоматизирано. Печатът е подходящ за масово подписване от система; подписът на представителя е за изявления, които прави конкретен човек.

Когато във фирмата има промяна

• Титулярят трябва незабавно да уведоми доставчика за промени в обстоятелствата, вписани в удостоверението (чл. 25а от ЗЕДЕУУ).
• Подновяване е възможно само ако данните в удостоверението не са променени (така пишат B-Trust и InfoNotary). При нов управител или ново име на фирмата се издава ново удостоверение.
• При прекратяване на юридическото лице действието на удостоверението се прекратява по закон (чл. 27, ал. 1, т. 5).

Как го приема НАП

Порталът на НАП обяснява, че в зависимост от вашия КЕП можете да получите директен достъп до услугите на едно или повече задължени лица, без да подавате заявление. Ако трябва да действате като упълномощено лице или услугата не е с директен достъп, тя се заявява със заявление или ви се предоставя по електронен път от друг ползвател с КЕП. Подробно в вход в НАП с КЕП, а за Търговския регистър вижте Търговски регистър с КЕП.